Grunnet pandemiens inntog i mars 2020, fikk styrer i boligselskap midlertidig tillatelse til å avholde generalforsamling og årsmøte digitalt. Selv om noen var skeptiske til dette, viste det seg å være flere fordeler med den digitale formen.
Flere deltagere
Erfaring fra det siste året med digitale møter kan tyde på at digitale løsninger fører til større oppslutning om møtene.
– Møtedeltagelsen har økt fra rundt ti prosent tidligere år til 44 prosent i år, sier Eiliv Mæhle Liljevik, avdelingsdirektør for strategi og IT i Obos.
Tallenes tale er altså klar: Jevnt over er deltagelsen i borettslag og sameier større når årsmøte og generalforsamling gjennomføres digitalt.
Enklere stemmegiving
Ved å benytte en digitalisert versjon av stemmegivningen på årsmøte og generalforsamling, blir denne prosessen mer effektiv. Enten hver beboer trykker på en knapp eller markerer et valg i et skjema, tar det vesentlig kortere tid enn ved den tradisjonelle stemmegivningen.
Les mer om hvordan gode løsninger gjør det enkelt å gjennomføre møter digitalt
Gode løsninger for “ikke-digitale” beboere
Kommunal- og moderniseringsdepartementet påpeker i proposisjonen at styret har ansvar for å finne gode løsninger også for beboere som ikke har tilstrekkelig digital kompetanse: Departementet legger til grunn at styrene strekker seg så langt som det er nødvendig for å sikre at alle som ønsker å delta får «delta» på egnet vis.
Det er flere praktiske løsninger her, for eksempel kan beboere som trenger det få hjelp av styremedlemmer underveis i møtet, kanskje til og med ved å sitte i samme rom mens møtet avvikles digitalt. Her vil de beste løsningene variere med størrelsen på boligselskapet og hvor mange som trenger assistanse.
For å ivareta de ikke-digitale beboerne kan man også sende ut innkalling, saksliste og stemmesedler på papir til de som ikke kan eller ønsker å delta digitalt. Ved å levere inn stemmesedlene til styret, kan ikke-digitale beboere delta på lik linje med resten. Styret venter da med å presentere stemmeresultatet til alle stemmene er talt opp.
Les mer om hvordan du får med deg alle i boligselskapet på digitaliseringen
Digitale møter kan bli normen
Nye regler for gjennomføring av møter digitalt er nå til behandling. Forslaget mener det bør være styrets valg om møtene skal gjennomføres digitalt eller fysisk, noe som i praksis vil si at boligselskapet kan velge å gå tilbake til fysiske møter om ønskelig.
I loven stilles det krav til styret om en forsvarlig gjennomføring. Hvilke saker som står på agendaen, vil også være med på å avgjøre om møtet skal avholdes digitalt eller fysisk. Skal man ta stilling til en komplisert sak hvor selve diskusjonen vil være avgjørende for hvordan beboere stemmer, er det kanskje bedre egnet å vente til saken kan tas opp på et fysisk møte. “Enklere” saker der stemmegivningen mest er en formalitet, er bedre egnet for et digitalt møte.
Alt i alt gjelder det å bruke skjønn og å lytte til beboernes erfaringer og behov. Den store økningen i deltagelse fra beboere, kan tyde på at skepsisen mange møtte digitale møter med i begynnelsen, nå er redusert. Hvert boligselskap er forskjellig, og avgjørelsen bør tas basert på behov og forutsetninger ut fra beboernes ønsker og kompetanse, og basert på hvilke saker som skal opp på møtet.
