Både større selskap, skoleklasser og selv barnehager klarer det, så hvorfor kan ikke boligselskap også avholde møter digitalt, så vi kommer oss videre?
Nå som styremøter, årsmøter eller generalforsamlinger i borettslag og sameier ikke kan holdes rent fysisk, må vi umiddelbart tenke alternativt for å komme oss videre. Heldigvis er videokonferanser med flere hundre personer dagligdags for mange selskaper, og digital skole er på en liten uke blitt vanlig rutine for skoleelever i hele landet. Hele klasser på 20–30 personer møtes alle online hver morgen, går gjennom dagens plan, og deler seg så opp i arbeidsgrupper som fortsetter sammen resten av dagen.
Det finnes enkle og brukervennlige systemer, og her kommer noen forslag til løsninger som kan være aktuelle for at styret i boligselskapet skal kunne avholde årsmøtet helt eller delvis digitalt.
Digitalt årsmøte med OBOS sin løsning
OBOS sin løsning via Styrerommet har nok kommet lengst av boligbyggelagene på dette feltet. De lanserer hvert øyeblikk en modul for å kunne avholde digitale årsmøter, som de oppfordrer alle sine medlemmer til å benytte. Se www.styrerommet.no.
Med denne løsningen, kalt “digitale årsmøter”, kan man holde en heldigital variant av årsmøtet, der alle eiere kan lese agendaen, sette seg inn i sakene og stemme digitalt på nettet når det passer dem. På grunn av begrensninger i lovverket er det imidlertid foreløpig kun aksjeselskaper som kan benytte seg av den heldigitale varianten.
Med OBOS sin modul “digitale årsmøter” har styret anledning til å innhente forslag fra beboere og sende ut innkallingen, lage agenda og håndtere innkommende saker fra beboere. Eierne vil kunne melde inn saker og foreslå kandidater til styret via mobiltelefonen. Men selve møtet må gjennomføres med fysisk oppmøte, i henhold til borettslagsloven og loven om eierseksjonssameier.
Et digitalt årsmøte må overholde gjeldende lovgivning
Først og fremst anbefaler vi samtlige styrer å konferere med sin forretningsfører eller boligbyggelag, og at de trår forsiktig frem. Er dere heldige har de en oppskrift dere kan følge.
En alternativ løsning for å holde årsmøte digitalt kan være å kombinere digitale løsninger med analoge. Eksempelvis en videokonferanse i kombinasjon med en delvis digital løsning som den OBOS snart lanserer.
For å være sikker på at dere overholder formelle krav, må dere kombinere videomøte med en løsning for å motta lovlige stemmer på de forslag som ligger fremme. Valg som er tatt på generalforsamlingen/årsmøtet, er juridisk bindende, så løsningen dere kommer frem til, må være sikret på de punkter.
Skal man avholde årsmøte digitalt ved å benytte en kombinasjon av digitale hjelpemidler og videokonferanse, må man være litt kreativ, og huske på følgende:
- Innkalling må gjøres korrekt, forslag til saker må noteres, og referent for møtet må velges i tillegg til å registrere deltagere og deres mandater.
- Saker skal presenteres, og dette kan sannsynligvis gjøres med videokonferanse.
- Stemmegivning skal være korrekt utført. Dette kan muligens gjøres ved at beboere legger stemmeseddel i postkassen til styreleder, eller at de i et begrenset tidsperiode under møtet kan levere sin stemme i en boks for dette i garasjen, overvåket av to styremedlemmer.
- Årsmøtet har flere juridiske krav og vilkår som må overholdes, så søk juridisk bistand.
Løsninger for videokonferanse
I dag finnes det enkle løsninger for å sette opp en videosamtale på nettet, uten at du må registrere deg eller laste ned noe. I stedet for en programvare for videokonferanse, som for eksempel Skype, kan du bruke en nettside som tar seg av alt sammen.
Det eneste du trenger, er en smarttelefon, nettbrett eller PC/Mac. I tillegg til å snakke sammen kan dere vise hverandre presentasjoner eller bilder ved å dele skjermen og sende lenker til hverandre via tekstchat. Alt dette er inklusiv i mange løsninger.
Videosamtaler forutsetter en stabil bredbåndslinje med høy nok hastighet. Hvis ikke, risikerer du at samtalen kan bli hakkete.
Enkel gratisløsning: norskutviklede Whereby
Tjenesten Whereby, som er utviklet av Telenor Digital her i Norge, er en gratis videoløsning som gjør det enkelt å holde et videomøte på nettet. Du kan starte en videosamtale med hvem som helst som har en av de vanligste nettleserne (Chrome eller Firefox). Du trenger ikke lage en bruker eller laste ned et program – alt du trenger å gjøre, er å gå inn på nettsiden whereby.no.
Fremgangsmåte
På nettsiden oppretter du et «videorom». Det gjør du helt enkelt ved å gi videorommet et navn, for eksempel whereby/mittborettslag. Send navnet på videorommet ditt til de du ønsker å snakke med. Det kan du gjøre med e-post, SMS eller over telefon. De som mottar lenken, klikker på den og kommer rett inn i samtalen.
Les mer i deres “QuickStart Guide”.
Konklusjon
Unntakstilstanden vi nå er i som følge av koronaviruset, krever at styrer i boligselskaper tenker nytt og tar i bruk enkle digitale løsninger for å avholde videomøter. Utfordringen er det juridiske rundt årsmøtet, som dere må sørge for å overholde.
Med dagens løsninger for videosamtaler trenger man ikke å være en kløpper på teknologi for å delta. Klarer du å klikke på en lenke, så klarer du å bruke en slik løsning for online videomøter.
Klarer dere i tillegg å finne en måte å avgi stemmer på som er juridisk akseptabel, så bør det ikke være noe i veien for å avholde årsmøtet delvis digitalt.
