Nå om dagen avholder borettslag og sameier over hele landet generalforsamling og årsmøte. Dette er øverste organ i boligselskap, og det er disse møtene som forvalter beboernes bomiljø. Men det å komme til enighet kan være en utfordring.
På generalforsamling gjennomgås årsregnskap, og andelseiere og styremedlemmer behandler saker som styret finner nødvendig, eller som andelseierne har sendt inn. Valg av styremedlemmer foregår også her.
Nesten alle som har bodd i et borettslag eller sameie, har vært med på generalforsamling eller årsmøte.
Kanskje er du ansett som en flittig sjel og blitt valgt inn i styret, enten til fryd eller forargelse? Kanskje er du han som alltid stiller de kritiske spørsmålene til frustrasjon for andre? Ser du på klokka og vil aller helst raskt hjem for å se nyhetene? Eller kanskje du rett og slett liker å delta i fellesskapet, bli informert og opplyst om hva som foregår der du bor, og vil være med på å påvirke veien videre.
Uansett om du kjenner deg igjen i noen av karakterene ovenfor, er det noen kritiske suksessfaktorer som kan hjelpe til med at generalforsamlingen møter minst mulig motstand, og kan forløpe best mulig.
Mye av nøkkelen ligger i kommunikasjon. I et borettslag bor det mange forskjellige mennesker, som har ulike meninger, behov og måter å kommunisere på. Å møte alle disse er en reell utfordring. Nedenunder har vi imidlertid listet opp noen nøkkelpunkter som kan være til god hjelp for å håndtere motstand i generalforsamlingen.
Her er våre hovedpunkter som vi mener kan gjøre prosessen enklere
- I forkant lønner det seg å sende klar og tydelig informasjon til beboerne, slik at alle er klare over hva agendaen for møtet er.
- Vær alltid forberedt. Sett deg godt inn i informasjonen som er blitt sendt ut, og som du selv ønsker å kommunisere, slik at du kan svare på spørsmål og innvendinger som dukker opp underveis.
- God informasjon og dialog med beboerne gjennom hele styreperioden gjør at disse får mer tillit til styret. Da vil det gå lettere å gjennomføre generalforsamling i ordnede former, uten mer friksjon enn nødvendig –og man minsker eventuell motstand.
- Det er lettere å unngå usakligheter om man har en ekstern ordstyrer som kan være upartisk når vanskelige problemstillinger dukker opp.
- Benytt eksterne fagpersoner og en representant fra forretningsfører. Slik kan man få kvalifiserte og nøytrale vurderinger og svar på problemstillinger der og da.
- Alle bør få lov å komme til orde.
- Det kan fort være at det foreligger uenigheter om hva som er riktig å gjøre. Da må man bli enig om avstemning. Slik vil flertallet bestemme.
- Husk å alltid være saklig, unngå personangrep, bygging av stråmenn og andre argumentasjonsfeil
- Lytt aktivt. Vis at du faktisk hører hva de andre sier, og at du forstår deres innspill og tar dem i betraktning. Dette vil gjøre det enklere å få gehør for sine egne ideer – selv om motparten ikke alltid følger samme prinsipp.
Ved å følge disse enkle prinsippene vil du se at generalforsamlingen vil gå smidig, og at dine ideer vil bli hørt.
