Et styreverv i borettslag og sameier medfører mange plikter og et stort ansvar som kan føles overveldende på de som har lest seg opp. Noen folk får sjokk når de innser hva de har sagt ja til. Kjenner du ditt ansvar?
Som styreleder eller styremedlem skal du ha kontroll på både økonomi, vedlikehold og lovpålagte HMS-krav. I tillegg skal man dokumentere det som blir gjort, og dere skal holde beboerne løpende informert om det som skjer. Det kan være vanskelig å rekke over alt sammen, spesielt hvis dere baserer styrearbeidet på gamlemåten med bruk av papirer, permer, korktavle og skriv i postkassene, fremfor å digitalisere og automatisere.
Det finnes en rekke gode systemer og verktøy som letter styrehverdagen og forenkler driften. Vi ser nærmere på fire slike løsninger.
Styrerommet fra OBOS – “Styrearbeid gjort enkelt”
Styrerommet gjør det enkelt å samle og håndtere styremøter, årsmøter, HMS, leverandører, avtaler og økonomi på ett sted, uavhengig av om boligfellesskapet består av 20 eller 500 leiligheter.
Tjenesten har blitt utviklet i nært samarbeid med et bredt utvalg av styrer fra øst til vest i Oslo-området. Målet med verktøyet er å forenkle tidkrevende prosesser, slik at styret kan bruke mindre tid på administrative oppgaver og rutiner. Dette frigjør tid som kan brukes på tiltak som øker livskvaliteten for beboerne, som å arrangere aktiviteter og oppgradere fellesområder.
Styrerommet gjør det dessuten enklere for flere mennesker å ta del i det viktige styrearbeidet, og bidra til å skape bedre borettslag og sameier.
Boalliansen – “Hjelper styret med å ta styringen”
Boalliansen jobber for at sameier og borettslag skal få en enklere og tryggere styrehverdag, blant annet ved å tilby styreverktøy, intranett til beboerne og stordriftsfordeler.
Med Boalliansen kan styret få kontroll på mange sider av styrearbeidet:
- Holde bygningene ved like
- Spare penger på drift og vedlikehold
- Styre økonomien godt
- Kommunisere bedre med beboere og håndtere saker effektivt
- Følge lover, regler og HMS-krav
Løsningen gir styret en digital styrehåndbok med oversikt over alle driftsavtaler og underleverandører. I kalenderen ser alle hva som er gjort – alt fra vedlikehold til dugnader og fasadevask. Dere sparer også tid på at sakslister og møtereferat ligger direkte i systemet, og dere slipper etterarbeid, siden alt er klart idet møtet er ferdig.
Intranettet gjør det raskt og enkelt å informere beboerne – hvis vannet skal stenges, feieren skal komme, eller det er andre beskjeder dere vil gi. Istedenfor varsling via fysisk oppmøte eller lapp i oppgangen sendes en felles e-post eller SMS.
Les også: Bor du i et forhistorisk borettslag?
DBL – “Fremtidens korktavle”
En av de viktigste oppgavene for styret i et boligselskap er å formidle nok og riktig informasjon ut til beboerne. Informasjonsarbeidet er tidkrevende og kan by på forvirring, spesielt når det er mange kanaler i bruk.
Mange styremedlemmer bruker mye tid på å printe og levere ut skriv i postkasser, henge opp plakater, og andre tidkrevende/ressurskrevende/manuelle løsninger. Dette fører også til at styrer ofte kommuniserer kun det mest nødvendige, og at annen viktig informasjon ikke kommer ut.
Denne utfordringen har DBL (Digitale Boliglag) satt seg fore å løse gjennom bruk av digital informasjonsskjerm som kommunikasjonsmåte. I tillegg til informasjon fra styret kan skjermene vise annen nyttig info, som dato/tid, vær, rutetider for buss/bane, HMS, sosiale medier, osv.
Med en digital informasjonsskjermløsning som DBL leverer, blir du i stand til å nå alle dine beboere på en enkel og effektiv måte med den riktige informasjonen, og du slipper å bruke dyrebar tid på tradisjonell kommunikasjon.
Trådløst brannvarslingssystem – “Tidlig varsling redder liv”
Brannvern er et av styrets viktigste ansvarsområder innen HMS. Ansvaret for brannsikkerheten og oppfølging av brannvernlovgivningen innebærer i praksis at styret må ha god oversikt på at alle leiligheter og fellesområder har en fungerende røykvarsler.
Et trådløst system for kollektiv brannvarsling i boligselskapet letter deler av styrearbeidet betraktelig, med en portal der styret kan kommunisere direkte med alle, én eller grupper av beboere. Smarte nye systemer motiverer og kommuniserer også automatisk med beboeren direkte, for å motivere til testing, batteribytte og jevnlig vedlikehold.
En slik løsning gjør det ikke bare enklere for styret i et boligselskap å ha full kontroll på brannsikkerheten i bygningen – i tillegg får du en rekke andre funksjoner som gjør hverdagen enklere og tryggere, både for de som sitter i styret, og beboerne de jobber for.
Gode digitale verktøy gir en bedre styrehverdag
Mange styrer bruker i dag unødvendig mye tid på koordinering og organisering, som en følge av utdaterte verktøy og tungrodde arbeidsrutiner. I mange tilfeller gjør dette at styremedlemmer slutter, og nye vegrer seg fra å stille.
Brukervennlige og enkle digitale verktøy gjør det enklere for flere å ta del i styrearbeidet og ha full oversikt og kontroll, noe som igjen bidrar til å senke terskelen for å engasjere seg i fellesskapet.
