Generalforsamlingen er i mange tilfeller den viktigste begivenheten i borettslaget i løpet av et år. For at generalforsamlingen skal kunne gjennomføres riktig og på en tydelig måte, må styret forberede seg godt.
Generalforsamlingen er borettslagets øverste organ. På ordinær generalforsamling behandles blant annet årsregnskapet og årsrapporten. I tillegg behandles saker som styret finner nødvendig, eller som andelseierne har sendt inn.
Generalforsamlingen skal avholdes hvert år innen utgangen av juni, og de fleste avholder den i april eller mai. I samråd med forretningsfører finner man egnet tidspunkt og lokale.
Når styret har fastsatt dato, tidspunkt og sted for generalforsamlingen, er det viktig at beboerne snarest mulig får varsel om dette, og samtidig får fristen for å levere inn eventuelle saker til generalforsamlingen.
Styret må beregne god tid til å behandle eventuelle innkomne forslag. På den måten har styret allerede en oppfatning om forslaget når det er tid for generalforsamlingen. Dette gjør det enklere når saken skal stemmes over, og gode forberedelser gir ofte bedre vedtak.
Styrets årsrapport gir eierne lett tilgjengelig informasjon om borettslagets økonomiske situasjon og om hendelser og utført arbeid i året som gikk.
Årsrapporten viser hva styrets sammensetning har vært, hvilke møter og kurs dere har deltatt på, osv. I tillegg gir årsrapporten utfyllende opplysninger om relevante økonomiske forhold som ikke fremgår av regnskapene, for eksempel forestående vedlikeholdsprosjekter.
For hvert styremøte gjennom året skriver man protokoll. Når årsrapporten skal skrives, går dere gjennom alle protokollene og saker dere har behandlet. Skriv litt om disse sakene, slik at resten av borettslaget får innsyn i hva styret har jobbet med i styreperioden.
I mars–april ferdigstiller forretningsfører regnskapet for fjoråret. Da gjør styret en gjennomgang av regnskapet sammen med rådgiver hos forretningsfører, slik at alle har kjennskap til de ulike postene i regnskapet og vet hva de innebærer. Når dere får spørsmål om regnskapet på generalforsamlingen, er dere dermed samkjørt og kan gi gode svar. I tillegg til regnskapet behandles årsrapport, inkludert oversikt over styrets arbeid.
Tidligere på året har styret gjerne et budsjettmøte med rådgiver, og budsjettallene legges inn i regnskapet i en egen kolonne. Slik ser du hva dere har brukt i året før, og på samme linje står det hva dere har budsjettert med i kommende år.
Som regel går du gjennom de største postene og forklarer hva disse innebærer.
Et tips: Lag en liten huskeliste til deg selv under hvert punkt, slik at du kan svare for alle utgiftene.
Les også: Profftips til en vellykket generalforsamling
Innkallingen sendes vanligvis ut 14 dager før generalforsamlingen. Innkallingen må inneholde regnskap med budsjett, årsrapport, valgkomiteens innstilling, innkomne forslag inklusive forslag på godtgjørelse til styret.
Sørg for at forretningsfører mottar alle papirer, slik at de får trykt opp innkallingen i god tid.
Det viktigste for en vellykket generalforsamling er at styret er godt forberedt og har lagd klar innstilling til de ulike sakene som står på agendaen, og dessuten forklaring til utgiftspostene i regnskapet.
Dersom styret fremlegger saker som man trenger generalforsamlingens godkjenning på, for eksempel økt husleie som følge av rehabilitering, eller store løft som skal gjøres i borettslaget, så må dette begrunnes godt. Her er det lurt å lage en ferdig utformet tekst på forhånd for begge utfall (vedtatt / ikke vedtatt), som brukes i protokollen. På den måten slipper dere å lage teksten underveis i generalforsamlingen.
Det er viktig å ha en plan for gjennomføringen av selve generalforsamlingen. Avklar hva slags oppgaver dere har, og fordel disse blant styremedlemmene. Slike arbeidsoppgaver kan være:
OBOS’ nye digitale tjenester Styrerommet.no gjør det enkelt for borettslag og sameier å håndtere økonomi, gjennomføre HMS og avholde styre- og årsmøter.